Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

Deze verwerkersovereenkomst (DPA) maakt deel uit van de overeenkomst tussen het kantoor (de “verwerkingsverantwoordelijke”) en SignFast (de “verwerker”). Voor de persoonsgegevens in de dossiers bepaalt het kantoor het doel en de middelen van de verwerking. SignFast verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van het kantoor.

2. Voorwerp en duur

SignFast verwerkt persoonsgegevens om het platform te leveren: het inlezen van documenten, het genereren van verkoopovereenkomsten en de samenwerking tussen de betrokken partijen. De verwerking duurt zolang de onderliggende overeenkomst van kracht is.

3. Aard van de gegevens en betrokkenen

De verwerking kan betrekking hebben op de volgende betrokkenen en gegevens:

• Betrokkenen: kopers, verkopers, makelaars, notarissen en andere partijen in een dossier.
• Gegevens: identificatie- en contactgegevens, gegevens uit vastgoeddocumenten en andere informatie die het kantoor uploadt.

4. Instructies

SignFast verwerkt de persoonsgegevens enkel op basis van de gedocumenteerde instructies van het kantoor, zoals vastgelegd in de overeenkomst en dit document, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. In dat geval informeert SignFast het kantoor vooraf, voor zover wettelijk toegestaan.

5. Vertrouwelijkheid

SignFast zorgt ervoor dat de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, gebonden zijn aan een verplichting tot vertrouwelijkheid en enkel toegang krijgen voor zover dat nodig is voor de uitvoering van de dienst.

6. Beveiligingsmaatregelen

SignFast neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen, waaronder versleuteling tijdens overdracht, toegangsbeheer, logging en regelmatige back-ups. Deze maatregelen worden afgestemd op het risico van de verwerking.

7. Subverwerkers

Het kantoor geeft SignFast een algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen, zoals hosting-, e-mail- en AI-dienstverleners. SignFast legt aan elke subverwerker dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op en informeert het kantoor over geplande wijzigingen, zodat het bezwaar kan maken.

8. Bijstand aan het kantoor

SignFast helpt het kantoor, voor zover redelijkerwijs mogelijk, om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en aan zijn verplichtingen rond beveiliging, datalekken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.

9. Datalekken

SignFast stelt het kantoor zonder onnodige vertraging op de hoogte wanneer ze kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, en bezorgt de informatie die het kantoor nodig heeft om aan zijn meldingsplicht te voldoen.

10. Internationale doorgifte

Persoonsgegevens worden bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Bij een doorgifte buiten de EER zorgt SignFast voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

11. Teruggave en verwijdering

Bij beëindiging van de dienst verwijdert SignFast de persoonsgegevens of bezorgt ze terug aan het kantoor, naar keuze van het kantoor, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

12. Audits

SignFast stelt op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze verwerkersovereenkomst aan te tonen, en werkt mee aan redelijke audits die door het kantoor of een gemachtigde auditor worden uitgevoerd.

13. Samenhang

Deze verwerkersovereenkomst vormt een aanvulling op onze algemene voorwaarden en ons privacybeleid. Bij tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens primeert dit document.